다음의 졸업생들은 이 책과, 위스콘신 대학교 매디슨 캠퍼스의 공학 경영 석사 과정의 일환으로 수강한 기술 프로젝트 관리 수업이 자신의 업무에 어떤 영향을 미쳤는지에 대한 생각을 기꺼이 나누어 주었습니다.
이 부록의 향후 개정판에 기여하고 싶으시다면 jeffrey.russell@wisc.edu로 Jeffrey Russell에게 연락하십시오.
기술 프로젝트 관리 과정에서 가장 도움이 된 부분은 살아 있는 질서라는 개념과 린 사고의 소개, 고객에게 가치와 성공이 무엇인지 판단하는 방법, 그리고 프로젝트 일정 수립의 기본으로 돌아간 것이었습니다. 다른 프로젝트 관리자들을 이끄는 일상 업무에서 저는 프로젝트 성공이나 실패를 좌우할 큰 그림의 기본, 즉 고객이 진정으로 가치 있게 여기는 것에 집중하지 못하고 급한 불을 끄는 데 매달리게 되는 경우가 많습니다.
또한 저는 이 수업 이전에는 린 프로젝트 관리의 개념을 접해 본 적이 없었습니다. 저는 이러한 사고방식이 매우 흥미롭다고 생각하며, 기업의 방향을 바꿀 만큼 충분한 수의 이 개념의 지지자를 확보할 수 있다면 토목 공학 및 건설 산업에 진정으로 혁명적인 변화를 가져올 수 있을 것입니다.
마지막으로, 저는 한동안 제 자신의 프로젝트 관리 및 일정 수립 역량에 다시 집중할 기회를 갖지 못했습니다. 저는 다른 사람들의 성과에 집중해야 하기 때문에 일상적인 업무에 매여 있었고, 제 자신의 역량을 연마할 기회를 자주 갖지 못했습니다. 프로젝트 일정 수립, 특히 거꾸로부터 앞으로 일정을 수립하는 방법을 다시 배우고, 기하학적 질서의 세계에 살아 있는 질서의 접근 방식을 접목하는 것을 익힐 수 있어서 매우 좋았습니다. 저는 누군가가 자기 업무의 기본을 매우 훌륭하게 해낼 수 있다면 성공은 거의 보장된다고 굳게 믿습니다. 이 과정은 제가 프로젝트 관리의 기본에 다시 집중하고, 제 자신의 성장에 집중하며, 수년 동안 프로젝트 관리에 의미 있는 변화가 없었던 제 직장에 새로운 아이디어를 가져갈 기회를 주었습니다.
기술 프로젝트를 착수부터 완료까지(그리고 그 이후까지) 관리하는 데 수반되는 각 단계를 차근차근 살펴본 것이 유익했습니다. 보다 전통적인 기하학적 질서의 방법과 함께 살아 있는 질서의 방법을 배운 것은 매우 효과적이었습니다. 상황과 환경에 따라 두 접근 방식 모두 유익하다는 점이 분명했습니다. 제조 환경에서 저는 이전에 기하학적 질서만 접해 보았기 때문에, 살아 있는 질서의 방법도 배울 수 있었던 것이 도움이 되었습니다. 특히 계획 및 일정 수립 단계는 회사 내에서 기술 리더로서의 제 역할을 강화하는 데 큰 도움이 되었습니다.
저에게는 실제 적용 가능한 산업 프로젝트를 활용하여 과정에서 배운 내용을 적용해 본 팀 프로젝트가 가장 유용했습니다. 이를 통해 과정의 개념을 업무 관련 프로젝트에 즉시 연결할 수 있었습니다.
저는 프로젝트 관리가 부분의 합보다 크다는 것을 알게 되었습니다. 어느 한 강의가 결정적인 깨달음을 준 것은 아니었지만, 그 개념들을 한데 모으니 매우 유용했습니다.
프로젝트를 운영하는 데 쓰이는 여러 방법에 대한 설명이 매우 도움이 되었습니다. 전통적 계획 방식과 애자일 방법론을 비교해 본 것도 유용했습니다. 마지막으로, 팀과 함께 프로젝트를 완수해 본 것이 저에게 매우 도움이 되었습니다.
저에게는 그룹 프로젝트 시뮬레이션을 진행해 본 것이 가장 도움이 되었습니다. 수강생 중 소그룹과 함께 수업의 개념을 적용해 볼 수 있었던 것이 개념을 확실히 익히는 데 큰 도움이 되었습니다.
저에게는 기술 프로젝트 관리 과정의 다양한 구성 요소를 과정 프로젝트에 통합해 본 것이 가장 도움이 되었습니다. 특히 간결하고 일관된 계획을 직접 작성해 보면서 프로젝트 스폰서 및 기타 핵심 이해관계자와 소통하는 방법을 많이 배웠습니다. 프로젝트 계획에 실용적인 지표와 전문적인 발표가 더해지면, 신뢰할 수 있고 설득력 있는 이야기를 전달할 수 있습니다. 저는 이 기술들을 프로젝트 관리 외의 다른 업무 영역에서도 활용해 왔습니다.
수업을 마친 후 저는 린 사고와 린 프로젝트 관리를 더 배우는 데 가장 많은 시간을 들였습니다. 이 개념을 처음 접한 이후로 관련 서적을 여러 권 읽었고, 제가 속한 조직에 변화를 제안했습니다. 건설 업계와 연방 정부 기관에는 낭비가 매우 많지만, 아무도 변화하려 하지 않습니다. 기술 프로젝트 관리에서 배운 것처럼 문화는 언제나 프로세스를 압도하며, 이는 군에서 날마다 입증되고 있습니다. 모두가 우리가 돈을 낭비하고, 무의미한 일을 하고, 잘못된 방식으로 프로젝트를 수행한다는 것을 알면서도, 조직의 관성이 너무 강하기 때문에 아무도 변화하지 않을 것입니다. 제가 변화를 제안하려 할 때마다 매번 “우리는 늘 이렇게 해 왔다”와 “우리가 바꿔도 다른 누구도 바꾸지 않을 것이다”라는 반응에 부딪혔습니다. 그리고 결과가 어땠을지 짐작하시겠습니까? 언제나 문화가 이겼습니다.
저는 기술 프로젝트 관리의 거의 모든 측면을 제 업무에 적용할 수 있었습니다. 수업 중에 위험 관리 개념에 관심이 생겼고, 이후 이 전략들을 더 잘 적용하기 위해 더 많이 배우려고 노력해 왔습니다. 저는 회사에서 발생 가능한 프로젝트 위험을 대비하고 인식하는 측면에 실제로 부족한 점이 있다는 것을 확인했고, 더 나은 위험 관리 전략을 마련하기 위해 팀과 함께 노력하고 있습니다. 프로젝트마다 새롭고 독특한 과제가 생기는 만큼 개선할 기회는 얼마든지 있습니다. 실제 프로젝트에서 무엇이 잘 통하고 무엇이 통하지 않는지 직접 부딪치며 배우고 있습니다.
수업을 마친 후 저는 부서 간 협업 팀과 함께 일정 관리하기, John Deere 전사 제품 개발 프로세스 활용하기, 위험 평가, 마일스톤/게이트 준비 상태 체크리스트, 리더십 검토, 그리고 고위 경영진을 위한 지출 승인 검토에 대해 배웠습니다. 이러한 프로그램 관리 관련 항목 외에도, 과정을 마친 후 저는 프로그램/프로젝트 재무 분야에서 가장 많은 경험을 쌓았습니다.
저는 프로젝트 관리에서 나타나는 변화와 혼란이 적절한 지침이나 리더십의 부족에서 비롯된다고 늘 생각해 왔지만, 그 역동적인 상황을 받아들이고 나자 새로운 기회가 보이기 시작했습니다.
저는 애자일과 그것이 소프트웨어 공학 프로젝트 추적 이외의 분야에서 갖는 의미에 대해 많은 것을 배웠습니다. 다른 과목의 프로젝트에서는 기계공학을 위한 애자일 방법론에 초점을 맞추었습니다. 또한 리더십 팀의 일원으로서, 프로젝트 완료 일자를 상위 경영진에게 더 잘 전달할 수 있도록 우리의 프로젝트 추적 방식을 조정하는 작업을 하고 있습니다.
저는 완료된 프로젝트를 단일 데이터베이스에서 평가하는 작업을 해 왔습니다. 일정과 비용 모두에 대해 추정치와 실제치를 비교하는 데 초점을 맞춥니다. 이를 통해 어떤 유형의 프로젝트가 기대에 못 미치는 성과를 내는지 파악할 수 있었습니다. 그 정보를 활용하여 해당 프로젝트들이 왜 성과가 저조한지 알아내고, 이를 개선하기 위한 변화를 시행할 수 있습니다. 추적 데이터베이스가 없었다면 성과가 저조한 프로젝트에 대한 이러한 통찰은 불가능했을 것입니다.
살아 있는 질서는 제가 이 과목을 수강한 이후에 도입되었기 때문에, 저는 이 주제에 대해 스스로 더 공부하고 그 사고방식을 제 리더십 실천과 기대치에 통합해 왔습니다. 이러한 주제는 제가 경력 동안 수강한 어떤 프로젝트 관리 과목에서도 다루어진 적이 없습니다. 살아 있는 질서 개념을 전통적인 프로젝트 관리 기술과 통합한 것은 이 과목에 반가운 추가 사항이며, 수료생들에게 귀중한 자산이 될 것입니다. 이제 살아 있는 질서를 표현하는 어휘가 생겨서, 이 중요한 주제에 대해 다른 사람들과 이야기하기가 훨씬 쉬워졌습니다.
프로젝트 관리와 관련해서는 위의 내용을 참조하십시오. 토목공학 및 건설 산업에 낭비가 얼마나 많은지, 그리고 문화가 얼마나 중요한지에 대해서도 마찬가지입니다. 저는 조직에 린 사고를 불어넣고, 낭비를 없애고, 업무 방식을 바꾸기 위한 많은 아이디어를 제안해 왔습니다. 하지만 사람과 프로세스에 대한 단독적인 행정 및 운영 통제권이 없었던 경우에는 아무런 변화도 일어나지 않았습니다. 매번 기존 문화가 이겼습니다.
엔지니어링과 공학 경영 분야에서 일하다가 프로그램 관리자로 일한 지 이제 거의 2년이 되면서, 특히 여러 프로젝트에 공통 자원을 동시에 사용할 때 프로젝트 관리와 프로그램 관리가 얼마나 복잡할 수 있는지 훨씬 더 잘 이해하게 되었습니다. 저는 공정 압축된 일정, 그리고 일정 및 자원 위험에 대비한 선제적 계획과 관련된 역량을 갈고닦았습니다.
수업을 들은 후 제가 깨달은 가장 큰 점은 프로젝트 관리 문화가 비교적 탄탄한 회사에서도 여전히 많은 리더가 제가 수업에서 배운 몇몇 기초 개념에 대해 잘 알지 못한다는 것입니다. 이는 내부 프로세스와 결과물 전달을 개선할 기회를 만들어 주지만, 개선된 방법이나 기존 업무 방식에 숨어 있는 위험을 설명해야 할 때 단기적인 긴장이나 지연을 낳을 수도 있습니다. 조직의 관행적 기억은 바꾸기 어려우며, 프로젝트 관리의 막 뒤에서 순조롭게 돌아가고 있다고 생각했던 많은 일이 실제로는 상당한 관심을 필요로 하고 있었습니다.
전반적으로 수업이 즐거웠습니다. 모든 전통적인 방법을 따라잡느라 할 일이 많았지만, 새로운 것을 배우는 데 들인 시간은 충분히 가치가 있었으며, 특히 푸시 계획과 풀 계획의 비교가 그러했습니다. 명시적으로 가르치지는 않았지만 수업과 함께 얻은 것은, 프로젝트를 완수하는 과정에서 형성되는 직업적 인간관계입니다. 예를 들어 저는 지금도 기술 프로젝트 관리 수업의 팀원들과 학교와 업무 양쪽에 걸친 여러 주제로 매일 대화하거나 문자를 주고받고 있습니다. 복잡한 관리 프로젝트에 많은 시간을 들이다 보면 프로젝트 하나하나를 거치며 팀이 만들어집니다.
저는 이 과정을 듣기 전에 20년 동안 프로젝트를 이끌고 수행해 왔고, PMP(Project Management Professional) 자격증을 보유한 지 9년이 되었으며, 그 밖에도 수많은 프로젝트 관리 과정을 수강했습니다. 저는 더 배울 것이 별로 없고 이 과정이 시간 낭비가 될 것이라고 잘못 생각했습니다. 오히려 이 과정을 통해, 제 업무 방식이 생각만큼 성숙하고 세련되지 않았기 때문에 프로젝트 리더십 역량을 개선해야 할 여러 영역이 금세 드러났습니다. 게다가 제 지식 중 일부는 이미 낡은 것이었습니다. 매우 겸허해지는 경험이었습니다. 제가 얻은 핵심 통찰은 항상 배우는 사람의 자세를 유지하는 것, 즉 새로운 아이디어와 다른 관점, 다른 일 처리 방식에 열린 마음을 갖는 것입니다.
기술 프로젝트 관리 과정에서 새로 익힌 역량을 적용한 구체적인 사례 하나는 제 밑에서 일하는 사람들에게 프로젝트 일정 수립을 가르칠 때입니다. 오늘도 그렇게 했습니다. 저는 시작부터 완료까지의 프로젝트 일정에만 집중하는 대신, 프로젝트를 완료 시점부터 시작 시점까지 거꾸로 생각한 다음 다시 그 반대로도 생각하도록 가르칩니다. 프로젝트 일정을 양방향으로 수립하십시오! 이를 통해 직원들은 프로젝트를 바라보고 필요한 시간과 작업을 추정하는 새로운 관점을 얻게 됩니다. 그들은 A가 B로 이어지고 B가 C로 이어진다는 식의 사고방식에 갇히지 않습니다. 대신 앞뒤로 생각하며, 서로 다른 항목을 어떻게 동시에 실행할 수 있는지 파악할 수 있습니다.
또 다른 사례는 린 사고입니다. 기술 프로젝트 관리 과정을 수강한 이후로 저는 고객에게 무엇이 필요한지, 고객이 무엇을 가치 있게 여기는지, 그리고 고객의 요구 사항을 훨씬 더 중요하게 여기게 되었습니다. 저는 “고객이 무엇을 원하는가”에 집중하는 대신 “고객이 왜 그것을 필요로 하는가”에 더 많은 시간을 들였습니다. 이 덕분에 고객이 필요로 하는 것을 제공하는 데, 그리고 고객이 저에게서 무엇을 필요로 하는지와 제가 그것을 얻도록 어떻게 도울 수 있는지를 고객이 제대로 파악하도록 돕는 데 집중할 수 있었으므로, 분명히 큰 도움이 되었습니다.
저는 대학원 학위를 마치고 회사에서 경험을 더 쌓은 뒤 언젠가 관리직으로 옮기기를 바라며 지난 3월 프로젝트 엔지니어라는 새 직책을 맡았습니다. 저희 회사에는 Microsoft Project를 잘 아는 사람이 아무도 없어서, 제가 기술 프로젝트 관리 과정에서 배운 역량을 활용해 몇 가지 프로젝트 일정을 만들겠다고 자원했습니다. 이 프로젝트들이 성공적으로 완료되자 상사는 매우 깊은 인상을 받았고, 엔지니어링 디렉터 직책으로의 이동을 내년 초로 앞당길 의향이 있는지 제게 물었습니다.
일정 공정 압축입니다! 이는 종료일을 옮길 수 없는 "풀(pull)" 프로젝트에서 흔히 일어나는 일입니다. 저희의 경우, 규제를 충족하기 위해 일정을 몇 달 앞당겨야 하는 배출가스 프로젝트가 있었습니다. 저는 주어진 시간이 줄어들었음에도 프로젝트를 효과적으로 관리할 다양한 방법을 찾도록 다기능 팀을 이끌었습니다.
저는 역량이 매우 뛰어나지만 회사에 들어온 지 얼마 되지 않은 PM 아래에서 프로젝트 팀의 하위 관리자로 일하고 있습니다. 지난 한 해 동안 저희는 수업에서 다룬 거의 모든 유형의 내부 및 외부 장애물과 몇 차례의 블랙 스완을 겪었습니다. 제가 주된 리더는 아니었지만, 이 책의 거의 모든 장이 실제로 펼쳐지는 것을 볼 수 있었습니다. 대개 최종 해결책은 교재에서 제시한 바로 그것이었습니다. 다만 저희가 상황을 파악하고, 회사로서는 새로운 관리 아이디어를 제안하고, 이미 더 잘 알고 있으리라고 제가 예전에 생각했던 이해관계자들의 동의를 얻기까지 며칠 또는 몇 주가 걸렸을 뿐입니다. 수업에서 배운 원칙이 노련한 PM에게 그대로 적용되는 것을 보고, 제가 직접 조직의 나머지 구성원들에게 그 개념을 뒷받침하고 정당성을 설명할 수 있었던 것은 정말 흥미로운 경험이었습니다.
저는 주로 소프트웨어 엔지니어링에서 사용하는 애자일 도구인 Jira를 도입하여 저희 기계공학 활동을 추적하는 데 사용했습니다. 이를 통해 부서의 모든 활동(현재는 소프트웨어와 기계공학)을 위한 중앙 집중식 도구를 갖추게 되었습니다. 현재까지의 결과를 보면 전기 팀도 아마 같은 방식을 따를 것입니다. 수업에서 Jira가 명시적으로 언급되지는 않았지만, 풀 계획과 애자일 일정 수립의 활용은 다루어졌습니다.
Milwaukee Tool에서는 엔지니어링 업무 대부분이 표준화되어 있어 프로젝트마다 차이가 거의 없습니다. 그래서 저희는 공식적인 WBS 도구를 사용하지 않습니다. 그러나 제 팀의 한 프로젝트 관리자가 범위가 특이한 프로젝트를 정의하는 데 어려움을 겪고 있었습니다. 저희는 함께 WBS의 개요를 잡고 이를 출발점으로 삼았습니다. 거기서부터 그는 프로젝트의 윤곽을 그리고 탄탄한 계획을 세울 수 있었습니다. 일정을 수립하기 전에 작업 패키지가 다르다는 점을 인식하는 것이 반드시 필요했습니다. 곧바로 일정 문서 작성에 뛰어드는 방식은 효과가 없었고, 오히려 역효과를 냈습니다.
이 과정을 수강하기 전에 저는 한 IT 프로젝트 제안서의 공동 작성자였습니다. 저희는 자금 지원과 승인을 받기 위해 회사의 최고재무책임자(CFO)에게 제안서를 발표해야 했습니다. 그 프로젝트는 수백만 달러가 드는 다년간의 사업이었습니다. 하지만 IT 운영 비용 절감을 통한 투자 회수는 빠를 것이었습니다. 저희에게는 너무나 타당해 보였고, CFO를 쉽게 설득할 수 있으리라 생각했습니다. 프로젝트에 대한 저희의 열의에도 불구하고, CFO는 전혀 감명받지 않았고 저희 제안을 거절했습니다. 게다가 그는 허술한 비즈니스 케이스를 내밀어 자신의 시간을 낭비하게 했다며 저희를 호되게 질책했습니다.
기술 프로젝트 관리 과정을 마친 후, 동료와 저는 제안서를 수정하여 CFO에게 다시 한번 제안했습니다. 저희는 경영진을 대상으로 제안서, 계획서, 재무 보고서를 준비하고 발표하는 방법에 관해 과정에서 배운 아이디어를 적용했습니다. 발표가 끝난 후 CFO는 프로젝트에 자금을 지원했고, 훌륭한 제안서를 준비했다며 저희에게 찬사를 보냈습니다. 그는 이 제안서가 다른 IT 프로젝트의 모범이 되어야 한다고 말했습니다. 프로젝트의 범위는 바뀌지 않았지만, 그 대신 저희는 제안서를 청중에 맞게 조정하고, IT 전문 용어를 없애고, 기대 효과를 명확히 밝히고, 그 효과를 어떻게 실현할 것인지 구체적으로 제시했습니다.
첫째, 시간을 내어 자신의 역량을 향상하는 데 집중하는 것을 잊지 마십시오. 자기 계발에 시간을 들이지 않는다면 결코 더 나은 프로젝트 관리자가 될 수 없으며, 여러분의 역량은 계속 부차적인 수준에 머물 것입니다.
둘째, 성공은 언제나 여러분이 아니라 고객이 정의합니다. 고객에게 필요한 것을 제공하지 못한다면, 프로젝트가 예산 내에서 끝났든, 일찍 완료되었든, 보기에 훌륭하든 아무 소용이 없습니다. 고객의 요구 사항, 고객이 중요하게 여기는 것, 그리고 고객이 목표를 달성하도록 여러분이 어떻게 도울 수 있는지에 계속 집중하십시오. 도로 폐쇄 일정을 잡을 때 보기 좋은 PowerPoint 슬라이드 발표 자료를 얼마나 많이 만들 수 있는지가 아니라 이러한 점에 계속 집중한다면, 여러분의 프로젝트는 언제나 성공할 것입니다.
조직화와 계획은 매우 중요합니다. 기술 프로젝트 관리에서 다루는 주제 중 상당수는 어떤 기술 프로젝트에서든 발생할 수 있고 실제로 발생하는 문제에 대해 미리 생각하고 선제적으로 대응하는 것에 초점을 맞추고 있습니다. 저는 이를 실제로 적용해 보았고, 프로젝트 변경에 더 원활하게 적응하는 법을 배워 가고 있음을 알게 되었습니다. 급하게 대응해야 하는 상황에 놓이기보다는 미리 준비하고, 계획을 세우고, 체계적으로 정리해 두는 것이 훨씬 낫다는 것을 깨달았습니다.
제가 삶의 지침으로 삼는 가장 중요한 규칙은 다음과 같습니다.
"더 경험 많은" 동료나 관리자가 이 책에서 다루는 내용을 알고 있으리라고 가정하지 마십시오. 무언가 옳지 않다고 느껴지면 분명한 입장을 취하고, 점진적인 개선을 제안하며, 사려 깊은 프로세스 전문가라는 평판을 쌓도록 노력하십시오. 그렇다고는 해도, 이제 이상적이지 않다는 것을 알게 된 일부 프로세스나 관행과도 함께 살아가는 법을 배워야 할 것입니다.
한 가지 유형의 프로젝트 관리에 얽매이지 마십시오. 회사와 팀에 맞게 기법과 도구를 조정하십시오. 참여도를 높게 유지하려면 풀 계획과 푸시 계획을 함께 사용하고, 조직의 지원을 받아 시간을 두고 원하는 방식으로 천천히 전환하십시오.
제 조언은 가능한 한 단순하게 유지하다가 필요에 따라 더 정교한 도구를 추가하라는 것입니다. 모든 프로젝트는 무엇을, 누가, 언제까지 하는가로 나누어 볼 수 있습니다. 이는 프로젝트 유형이나 사용하는 도구·프로세스와 관계없이 항상 명확해야 합니다. 사용하기로 정한 도구가 여러분과 팀을 위해 일하고 있는지, 그 반대가 아닌지 확인하십시오.
안주하지 마십시오. 모든 것을 다 알 수는 결코 없습니다. 열린 마음을 유지하고, 실수에서 배우며, 다음번에는 더 잘하십시오.
예를 들어, 제가 소프트웨어 프로젝트에서 일하기 시작했을 때는 애자일 방법론을 들어 본 사람이 아무도 없었습니다. 오늘날에는 대부분의 소프트웨어 프로젝트가 애자일을 사용하며, 이에 따르는 프로젝트 관리 관행도 전환기를 겪고 있습니다. 우리 모두 새로운 기법과 관행을 배워야 하는 상황입니다. 때로는 스트레스를 받기도 하고, 실수를 저지르기도 합니다. 우리는 변화의 속도에 조바심을 냅니다. 그러나 반드시 해내야 하는 일입니다.